PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

GIỚI THIỆU CHUNG

Phần mềm Quản lý kho giúp doanh doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho bằng cách cung cấp thông tin chính xác và tức thời, việc truy cập vào thông tin hàng tồn kho trên toàn công ty được thực hiện nhanh chóng. Phần mềm Quản lý kho giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình theo dõi vật tư bằng cách cập nhật hàng tồn kho khi có bất kỳ một giao dịch được tạo ra liên quan đến vật tư đó.

Ứng dụng quản lý kho luôn luôn cập nhật chi phí và kiểm soát số lượng tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm dở dang (WIP) và thành phẩm. Các vật tư hàng tồn kho có thể được chỉ định từ khi mua hàng, sản xuất, hoặc điều chuyển nội bộ do đó có thể giúp doanh nghiệp có thể ngay lập tức đặt hàng khi hàng trong kho bị thiếu hoặc xuất vật tư theo một lệnh sản xuất cụ thể.

Phần mềm Quản lý kho cũng cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các nguyên vật liệu và chi phí cho mỗi dự án. Hệ thống báo cáo có khả năng cung cấp các thông tin hoàn chỉnh của bất kỳ vật tư nào trong hệ thống.

Hệ thống quản lý kho được mô hình hóa theo sơ đồ sau:


Tính năng nổi bật trên phần mềm quản lý kho
Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ thống kho cho doanh nghiệp. Hệ thống cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.

Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị. Giúp doanh nghiệp thống nhất cấu trúc danh mục hàng hóa, danh mục phân nhóm hàng hóa theo nhiều chiều quản lý khác nhau, đồng thời hệ thống giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình tạo mới danh mục hàng hóa một cách thống nhất nhằm đảm bảo cho việc truy xuất, điều chuyển, và ra các quyết định liên quan đến vật tư hàng hóa được dễ dàng và thuận tiện.

Kế hoạch và chính sách tồn trữ: cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu – tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lý. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.

Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức năng kiểm kê sẽ quản lý các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết.

Giao dịch: phân hệ quản lý kho tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng – trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.

Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
Với mỗi kho, thủ kho sẽ xác định được
Số lượng tồn kho tại thời điểm theo nguồn: mua sắm, sản xuất hay  điều chuyển nội bộ
Số lượng đang được sử dụng cho sản xuất

Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư đến thời điểm
Thống kê top 5 vật tư có giá trị cao nhất – thấp nhất
Thống kê nhận hàng số lượng nhận hàng trong kho
Giá trị tồn kho đến thời điểm hiện tại

Các quy trình chi tiết trên phần mềm quản lý kho: