PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA HÀNG

1. GIỚI THIỆU CHUNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA HÀNG

Quy trình cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Lluồng quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và Sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lý các thông tin như:

Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng có thể được phát hành tự động từ phân hệ Quản lý sản xuất (thông qua chức năng Tính nhu cầu NVL phục vụ sản xuất – MRP: Material Resource Planning). Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu. Hệ thống cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các yêu cầu mua hàng trước khi chuyển đến bộ phận phụ trách mua hàng.

Quản lý các báo giá: hệ thống cho phép người sử dụng tạo các yêu cầu báo giá từ các yêu cầu mua hàng đã tạo trên hệ thống, quản lý các bảng báo giá do nhà cung cấp gửi lại và đưa ra các báo cáo phân tích báo giá nhằm giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung ứng với giá cả phù hợp và hiệu quả nhất. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu lịch sử biến động giá theo mặt hàng hoặc theo nhà cung ứng.

Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin các đơn mua hàng hay các hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, loại đơn hàng, lịch nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán… Các đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng có thể được tạo tự động từ các yêu cầu mua hàng đã được duyệt trên hệ thống hoặc nhân viên mua hàng có thể tạo thủ công trên hệ thống. Ngoài ra, hệ thống cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các đơn mua hàng, hợp đồng trước khi thực hiện các giao dịch liên quan.

Quản lý nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lý trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…). Nhân viên phụ trách nhận hàng chỉ cần xác định nhà cung ứng, hoặc đơn mua hàng, tất cả các thông tin liên quan của các đơn mua hàng sẽ được kế thừa mà không phải nhập liệu lại. Ngoài ra, hệ thống cho phép thực hiện qui trình kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng vào kho.

Quản lý hóa đơn mua hàng: Thông tin về các đơn mua hàng, phiếu nhập sẽ được chuyển tự động sang phân hệ Kế toán phải trả để kiểm soát quá trình mua hàng cũng như đối chiếu với các hóa đơn của nhà cung ứng trước khi xác nhận công nợ, đảm bảo chỉ xác nhận những gì Công ty đã duyệt hoặc đã nhận. Sự liên thông này nhằm đảm tính kiểm soát của Kế toán, đồng thời số liệu sẽ được đồng bộ giữa các bộ phận liên quan.

Thanh toán: Chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải trả và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.
Các quy trình chi tiết trên phần mềm quản lý mua hàng: