Phần mềm ERP là gì?
(Phần mềm Quản trị kế hoạch nguồn lực của doanh nghiệp)

ERP là từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning” dịch sang tiếng việt là “Hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp”. Mục đích của hệ thống ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.

Tìm hiểu chi tiết về: Phần mềm ERP là gì?

Một phần mềm ERP cần có những gì?

Một hệ thống ERP cần có các module sau:

1.      Kế toán tài chính (Finance)

2.      Bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

3.      Quản lý mua hàng (Purchase Control)

4.      Kiểm soát tồn kho (Stock Control)

5.      Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning)

6.      Quản lý sản xuất (Production Control)

7.      Quản lý dự án (Project Management)

8.      Nhân sự – Tính Lương (Payroll and Human Resouce Management)

9.      Báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence Reporting)

Đối với các phần mềm ERP nước ngoài, thì ngoài các phân hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối với các thiết bị mã vạch, kết nối với các thiết bị cầm tay phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây…

Hiện nay phần mềm ERP đã phát triển lên một tầm cao mới. Với việc chạy trên các thiết bị thông minh, ERP dần trở thành một “trợ lý” đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Việc kiểm soát thông tin tức thời, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác đến thời điểm.

Ngoài ra, phần mềm ERP còn tích hợp thêm mạng xã hội nội bộ. Giúp tăng tính tương tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau.

Một phần mềm ERP của PM Xanh sẽ có các module sau:

Các module trong phần mềm ERP (PM Quản Trị Doanh Nghiệp)

Tính năng chính phần mềm QTDN

•(Financial) – Tài chính kế toán
Bao gồm các module quản lý Sổ cái tổng hợp; Kế toán phải thu; Kế toán phải trả; Quản lý dòng tiền; và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòng tiền.
Quản lý tài sản cố định: quản lý các thông tin tài sản cố định, các giao dịch về tài sản cố định như mua mới, điều chuyển, điều chỉnh nguyên giá, thanh lí và tính khấu hao…


•(Purchasing Order) – Quản lý mua hàng
Theo dõi các đối tượng như yêu cầu mua hàng, các báo giá của nhà cung cấp, thông tin nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng hay đơn mua hàng. Và đối chiếu với hoá đơn mua hàng, nhận hàng, trả lại hàng, kế toán công nợ phải trả và hệ thống báo tra cứu thông tin và báo cáo quản trị phong phú.


•(Order Management) – Kiểm soát bán hàng
Theo dõi các thông tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ bán hàng cho phép nhập, xử lí đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại…


•(Inventory Control) – Kiểm soát tồn kho và vật tư
Quản lý cấu trúc kho đa dạng, phù hợp với yêu cầu quản lý kho phức tạp một cách có hiệu quả. Phân hệ này quản lý các các thông tin về nguyên vật liệu, hàng hoá và kho tương ứng, chính sách tồn trữ, các giao dịch kho như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, hàng trả lại…


•(Manufacturing) – Quản trị sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Tập hơp Nhu cầu sản xuất (MDS: Master Damand Schedule), lập Kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất (MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material), tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản phẩm dở dang (WIP – Work in Process), phân tích năng lực sản xuất và quản lý nguồn lực sản xuất (Capacity and Resources), quản lý chất lượng sản phẩm (Quality), quản lý quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới (Engineering)…


•Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:

Sơ đồ luồng dữ liệu phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Tiện ích của phần mềm Infor cho phép người sử dụng (NSD):
•Nhập dữ liệu một lần đối với các giao dịch tránh thiếu sót hay sai lệch dữ liệu giữa các phòng ban như dữ liệu giữa PO và kế toán công nợ phải trả, giữa bán hàng và doanh thu…
•Cho phép truy vấn sâu (drill down) các giao dịch: Hệ thống cho phép hiển thị các giao dịch tổng hợp trên phân hệ Sổ cái nhưng có thể truy vấn sâu thông tin chi tiết đến từng nghiệp vụ phát sinh như hóa đơn mua hàng, đơn mua hàng, phiếu nhập kho và yêu cầu mua hàng. Khả năng truy vấn sâu cho phép NSD kiểm soát được nguồn gốc của các giao dịch và hỗ trợ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán tài chính.
•Thực hiện được các tính toán phức tạp liên quan đến dữ liệu do nhiều phòng ban chức năng quản lý. Đơn cử như việc tập hợp tính toán NVL cần cho sản xuất, hệ thống sẽ căn cứ dữ liệu tích hợp từ nhiều phân hệ khác nhau như: hàng còn trong kho bao gồm NVL và thành phẩm (phân hệ INV), các PO đã được duyệt (phân hệ PO), các lệnh sản xuất dở dang (WIP trong phân hệ SX), các lệnh sản xuất đã lên kế hoạch…
•Khả năng tự động hóa nhiều tác vụ: cho phép các tính năng tạo tự động như từ PO có thể tạo tự động Invoice cho kế toán, cập nhật số liệu từ các sổ phụ kế toán lên sổ cái…
•Chia sẻ nhiều thông tin chung tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tin liên quan đến nhiều phòng ban như thông tin Khách hàng được chia sẻ cho phân hệ Bán hàng và kế toán Công nợ phải thu (AP), thông tin Nhà cung cấp chia sẻ cho các phân hệ Mua hàng và kế toán công nợ phải trả (AR), Mã vật tư hàng hóa chia sẻ trong toàn bộ hệ thống.